【脱初心者・8】デキル人のメールの書き方

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今回は、メールの書き方について。

デキル人のメールはスゴク目立ちます!!

良いメールを出してくれる人のことって忘れませんが、
ダメなパターンの人は、名前すら書かれていないので
覚えようがありません(笑)

メールアドレスを見て、ダメなヤツかと思うだけです。。


当サイトには多くの質問が寄せられるんですが、
限られた時間の中で回答するので、質問の
上手下手で、回答内容に差が生じます。


これ、差別してるんじゃないんですよ!

ヘタな人は、何を聞いているのかを
解読する必要があるんですよ。

だから、同じ時間をかけていても
回答内容にはどうしても差が生じます。



例えば、私が「YES」または「NO」で
答えられるような質問をされる方には、
このあと予測される質問にまで答えることが出来ます。

質問に関連する情報だとか、
プラスになるアドバイスが出来ます。



ということで、ヘタクソな失礼なメールで
かなり損をしている人がいるってコトですね。

有料相談の場合だと、かなり差が出ますよ。



ということで、悪い例と良い例、
そしてデキル人のメールのポイントを説明しますね。


ダメなメールの例

誰からのメールか分からない

メールの件名がない

自分勝手な文章

返信やお礼が無い

誤字・誤変換で意味不明

「てにをは」が違っている

主語・動詞が抜けている

まるで、幽霊と交信をしているみたいなんです。

ところどころ、聞き取れる言葉があるみたいな(^_^;



さらに、かなり失礼なメールがあります。

件名や、本文に『緊急』など返信を催促する単語を入れる人。

急いでいるのは『あなた』であって、
そんなこと私の知ったことじゃないです(笑)

急いでいるのであれば、
「忙しい所、ご指導宜しくお願いします」

読み手に返信の義務はありませんし、
相手の都合に合わせて返信なんてしません。

急いでいるのなら、丁重にお願いすべき事です。
団塊の世代の方は要注意ですよ。


デキル人のメール作成ポイント

悪い例を直すだけで普通のメールになります。

良い例は、さらにプラスアルファがあります。

それは、読み手に対する思いやりなどの気遣いです。



1.メールを読んで欲しい人の名前を書く

 当たり前のことですが、コレが無いと
 「あんた誰にメールしてんの??」です。


2.内容をイメージできる件名にする

 読み手は、あなただけのメールを読むわけでもないし
 一日中、メールと睨めっこしてるわけでもありません。
 
 極端な話、メールの件名でゴミ箱に入りますよ。
 
 件名を見ただけで、デキル人かどうか分かります。


3.自分が誰であるか名前と簡単な自己紹介を書く

 自己紹介は簡潔に、2行以内に収めること。
 名前や肩書きが多いのはダメ。読み手が混乱します。


4.簡単な挨拶文を入れる

 読み手は、名前や肩書きだけでは
 相手を特定できない場合があります。

 こうしたときに、どこで会ったとか
 自分と相手の関係性がわかるモノですね。
 
 「セミナーで」とか「オフ会で」だけでなく
 いつ、どこで、どこの主催で行われたのか。
 
 そういった情報があると良いですね。


5.メールを書いた目的と概要を書く

 長文になる場合は特に重要です。
 
 乱文・長文で何を伝えたいのかわからないメールは
 読み手の時間を奪う迷惑行為になります。


6.メールの本題は『結論』→『理由』→『詳細』の順で書く

 この流れで書くことで、内容を整理することが出来ます。
 さらに、読み手にも言わんとすることが理解しやすくなります。

 ここまでの間に、目的と状況が分かります。


7.デキル人は『提案』や『例』を挙げる

 読み手の労力を軽減させる意味でも、
 より理解を深める意味においても、
 「YES」、「NO」で答えられるようにする。
 
 これが出来る人は、ビジネスパートナーとなり得る人だと意識しますよ。
 
 デキル人とデキナイ人の分かれ目ですね。
 
 実際、購入者の方や相談者の販売されている商品も
 今までずいぶん紹介してきましたよ。
 
 普通のメールやコピペの場合は、
 そういった紹介するコトってまずありません。


8.読み手の視点に立った文章にする

 この『視点』がコロコロ変わると
 正しくメッセージを伝えられなくなります。
 
 読み手の視点でなくても、最低でも
 「誰の視点で」ということが判るようにしましょう。


9.メールは一往復半で終わらせるのが基本

 チャット感覚でメールする人が増えてますが、
 チャットではなくてメールであることを認識しましょう。
 
 というか、チャット感覚ってこと自体失礼ですよ。
 
 メールを読み、返事を書くという作業で
 相手の大切な時間を奪っていることを認識しましょう。

 
 「メール送信」→「返信」→「お礼」
 
 これで完結できるようにしましょう。
 (基本形です)


10.「返信」に対するお礼はできるだけ早く

 先程、相手の時間を奪っているということを説明しました。
 
 返信してくれた人に一刻も早く
 お礼のメールをするのは人として当然のことです。
 
 それがデキナイ人は、信用されなくて当然です。
 
 次にメールしたときには、確実に優先順位が下がります。
 というか、二度と読まないと公言してる人もいますね。
 
 
 ちなみに、内容が濃いとか長文だとかの理由で、
 返信内容を理解するのに時間がかかる場合があります。
 
 そういう時は、「返信ありがとうございます」というお礼と
 「しっかりと内容を理解するのに時間がかかる」事を伝え、
 後ほど改めてメールしましょう。
 
 お礼のメールが数日後では、お礼の意味が無くなります。
 
 
 今も懇意にしている人達は皆、
 1時間以内に返信があった人です。

 
 ネットの世界では、秒進分歩なので
 反応が遅い人とは縁遠くなってしまいます。
 
 
 お礼の返信が早いと、
 「この人は私からの返事を待っていてくれたんだな」
 
 単純にそういうふうに思えます。
 誰でも、良い気分になるモノですよ。


11.相手からの返信には『返信』で返す

 全文引用して交信履歴が残る形で返信するという意味です。
 
 これまで、どういうやり取りをしていたか
 読み手がスグにわかるようにと言うことです。
 
 新規のメールで「お礼」をしても、
 「誰?」、「何のお礼なの?」です。
 
 それを相手に調べさせては、お礼の意味が無いです(笑)
 
 
 同様に、件名を変更しないこと。
 必要な場合は、相手が変更します。


12.メールを送信する前に読み返す

 長文にも拘わらず、一切の誤字・誤変換がなく
 主語や動詞、てにをはを正しく使ったメール。
 
 こういうメールを受け取ったことがあります。
 
 文章もとても丁寧で、コチラに対する気遣いが
 手に取るように見える、そんなメールです。
 
 おそらく、何度も読み返して修正したのでしょう。

 
 この人は、たった一通のメールで
 私の心をわしづかみにしました。
 
 相手を思いやる気持ちって、伝わるんですよ。



13.相手は時間の限られた感情を持った人間です

 かしこまった文章で書く必要はありませんが
 気持ちの伝わるメールを書きましょう。
 
 これが一番重要なことだと思いますよ。
 
 気持ちがこめられていれば、
 相手が読んで分かる文章になります。
 
 誤字なども生じないはずです。

 
 例え文章がヘタでも、気持ちは伝わります。
 
 乱暴なようですが、それで多少のことは気にならなくなるし
 送信者の事情が分かれば、より親身に返信できるでしょう。


かなり以前の話になりますが、海外の方からメール。

日本語が分からないので、日本語が分かる人を探して
メールを書いて貰ったとか、全文ローマ字とかありました。

全文ローマ字で読みにくくても、
気持ちは十分に伝わってきますよ。

そこまで努力してメールしてくれたこと、
もうそれだけで感謝感激! とっても嬉しいメールです。


でね、こうしたコトって相手に伝えないと
日本語でメールくるのが普通なので気がつきません。

英語圏の人が、英文のメールを受け取るのも当たり前です。

そういったことが、挨拶文や
自己紹介に書かれていれば、
印象がまったく違ったものになります。


メールを送る相手が
感情を持った人間であることを忘れないでね♪



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